Dlhé roky sa spoločnosti snažia skončiť so „zaobstaranou“ formou komunikácie – email-om. Vynorili sa služby ako Slack, HipChat alebo SharePoint od samotného Microsoftu, ktoré sa snažia nahradiť email-ovú komunikáciu, ale v konečnom dôsledku majú v sebe aj tak zakomponovanú určitú formu email-u. Microsoft si myslí, že problém email-ovej komunikácie nemusí byť v samotnej forme komunikácie, ale v spôsobe manažovania týchto správ. A preto Microsoft ponúka pár produktívnych typov, ako zefektívniť prácu s email-ami, tak aby ste boli produktívnejši. S týmito tipmi prišiel na svojom oficiálnom Office blogu.

Odoberajte Vosveteit.sk cez Telegram a prihláste sa k odberu správ

Microsoft tipy na zvýšenie produktivity pri práci s email-om

Pochopte váš inbox

• Najlepšie je limitovať vaše emaily na kratšie správy iba s dôležitými – stručnými bodmi. Obzvlášť, ak ostatní vaše emaily nečítajú, tak to môže byť práve spôsobené dĺžkou a neprehľadnosťou mailov. Druhým aspektom je, že priemerný pracant strávi až 28% svojho pracovného času vo svojej email schránke. Zefektívnením písania správ zároveň aj ušetríte čas.
• Sledujte, kedy vám ľudia najviac odpisujú. Ak napríklad zistíte, že vám ľudia najviac otvárajú emaily po 3. hodine ráno, tak naplánujte odosielanie emailov v tento čas

Lepšie rozplánovanie času

• Na odpovedanie na emaily by ste si mali stanoviť pevný čas a nevenovať správam čas mimo tohto bloku. Najefektívnejším rozdelením sa zdajú byť dva bloky po 30 minútach denne, kedy nerušene budete odpovedať len na správy. Dajte si tieto časy aj do vášho kalendára, tak aby to videli vaši kolegovia a nerušili vás prípadne.

Používajte analytické nástroje

• Ak chcete plne optimalizovať váš pracovný deň, tak začnite používat analytické nástroje, ako sú napríklad Network insights, ktorý vám ukáže štatistiky práce s vašimi kontaktmi. S kým ste najčastejšie v kontakte a ako dlho? S kým riskujete, že stratíte s ním kontakt, lebo ste mu už dlho nenapísali? Tento nástroj vám pomôže s lepšou organizáciou času a zabráni tomu, aby ste stratili prehľad o vašich projektoch.
• Tieto nástroje vám môžu pomôcť optimalizovať aj vaše osobné schôdzky, ktoré vám môžu zaberať napríklad príliš času a znižovať produktivitu. Možno zistíte, že s niekym máte príliš časté pracovné schôdzky, ktoré ani nie sú potrebné.

Ako zdôrazňuje Microsoft, viacero ľudí hladá alternatívu k emailu, ale možno len stačí zmeniť prístup k práci s emailom.

zdroj: blogs.office.com

Prihláste sa k odberu správ z Vosveteit.sk cez Google správy